Per avviare un procedimento di mediazione ai fini della composizione bonaria della controversia esistente, è necessario presentare una specifica istanza ad ADR Intesa. Questa può essere una istanza ordinaria, in caso di attivazione del procedimento da parte di una singola persona, fisica o giuridica, ovvero una istanza congiunta qualora l’attivazione avvenga ad opera di due o più soggetti. Qualora vi fossero più parti istanti sarà necessario presentare anche l’Allegato A, mentre nel caso di più parti convenute, dovrà essere presentato anche l’Allegato B. Nell’istanza dovranno essere inseriti, tra l’altro, i dati identificativi delle parti, l’oggetto ed il valore della controversia, calcolato in base alle norme del Codice di Procedura Civile, oltre ad una breve descrizione dei fatti.

Qualora vengano proposte più domande aventi il medesimo oggetto e le medesime parti, il tentativo di conciliazione verrà esperito presso l’Organismo di Mediazione presso il quale è stata depositata per prima l’istanza e, inoltre, che ha provveduto per primo a comunicarla alla parte chiamata.

La mediazione potrà svolgersi, in tutto od in parte, in modalità telematica attraverso lo strumento della videoconferenza organizzato da ADR Intesa.

Inoltre, ai sensi dell’art. 4, comma 3, del decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28, gli avvocati, all’atto del conferimento dell’incarico, sono tenuti ad informare il cliente della possibilità di ricorrere alla mediazione civile per la composizione della controversia, sia nel caso in cui il procedimento di mediazione è liberamente scelto dalle parti sia nel caso in cui l’attivazione dello stesso è prevista dalla legge come condizione di procedibilità della domanda giudiziale. A tal fine, il legale dovrà far sottoscrivere al suo assistito uno specifico documento informativo finalizzato a dimostrare che l’avvocato ha preventivamente messo al corrente il suo Cliente di questa possibilità.

Tale documento, che dovrà essere allegato all’atto introduttivo dell’eventuale futuro giudizio, deve, tra le altre cose, contenere l’indicazione delle agevolazioni fiscali di cui il cliente potrà beneficiare avvalendosi della procedura di mediazione.

Qualora l’avvocato non abbia adempiuto a tale obbligo, sarà il giudice, dopo aver verificato la mancanza di tale documento nel fascicolo, ad informare il soggetto della concreta possibilità di attivare il procedimento di mediazione.

La mancanza di informativa scritta rende annullabile il mandato tra l’avvocato e il suo cliente.