Domande frequenti in tema di procedimento di mediazione

ADR è l’acronimo per Alternative Dispute Resolution, ovvero risoluzione alternativa delle controversie. Con tale acronimo si indicano tutti i sistemi che sono alternativi alla risoluzione giudiziaria di una controversia.

ADR Intesa è un autonomo organismo di mediazione civile iscritto al n. 635 dell’apposito Registro tenuto dal Ministero della Giustizia e non ha nessun collegamento con altri Organismi di mediazione il cui nome inizi per ADR.

La mediazione è uno strumento alternativo di definizione delle controversie civili e commerciali. La sua prima finalità è quella di dare assistenza alle parti nella ricerca di una composizione non giudiziale di una controversia. La Mediazione fa emergere i reali bisogni delle parti e si conclude non con una decisione, ma con un accordo frutto dell’autodeterminazione dei partecipanti.

Grazie alla mediazione, in molti casi si possono ottenere soluzioni più spedite, agevoli ed economiche rispetto ai metodi tradizionali con cui affrontare le controversie (giudizio ordinario, arbitrato).

Con questo termine s’intende il risultato finale ed ottimale dell’attività di mediazione, vale a dire il raggiungimento dell’accordo tra le parti all’esito del procedimento.

Il mediatore è la persona o le persone fisiche con requisiti di terzietà che, individualmente o collegialmente, svolgono la mediazione, prive di qualunque potere di decidere o giudicare vincolando i destinatari del servizio medesimo.

Il mediatore, pertanto, non avendo alcun potere decisorio, in posizione di piena terzietà, imparzialità, indipendenza e neutralità, ha il compito di assistere le parti in un percorso potenzialmente idoneo al soddisfacimento degli interessi delle stesse.

La mediazione attiene l’ambito negoziale, mentre l’arbitrato, che pure costituisce una forma di risoluzione della controversia alternativa al processo, riveste carattere contenzioso, in quanto consiste nella devoluzione, su accordo delle parti, del potere di risolvere una controversia ad uno o più arbitri, i quali pronunceranno un lodo che determinerà una parte vittoriosa ed una soccombente.

Di regola, no. Le dichiarazioni rese in mediazione non possono essere usate nel successivo giudizio, salvo consenso della parte interessata. Inoltre, il mediatore non può essere costretto a testimoniare su ciò che ha appreso nella procedura.

Rif. art. 9, D.lgs 28/2010 — Riservatezza

Sì, ma con equilibrio. Il mediatore può far notare rischi, punti deboli e possibili soluzioni. Non decide la causa e non prende il posto del giudice: resta un terzo imparziale che aiuta le parti a trovare un accordo.

Per determinare la competenza territoriale dell’Organismo di mediazione civile si fa riferimento all’ambito di competenza territoriale previsto per gli uffici giudiziari: distretto per la Corte d’Appello, circoscrizione per il Tribunale, mandamento per il giudice di pace ed ambito territoriale regionale per il tribunale delle imprese.

ADR Intesa ha competenza territoriale su tutto il territorio italiano, avendo sedi in tutte le circoscrizioni dei Tribunali.

Sì, in quanto espressamente previsto dall’art. 4, co. 1, D.lgs 28/2010: “La competenza territoriale dell’organismo è derogabile su accordo delle parti”. In tema di competenza territoriale vale la regola generale del codice di procedura civile, per la quale la competenza territoriale è sempre derogabile, tranne nei casi tassativamente previsti dall’art. 28 c.p.c.

La deroga alla competenza territoriale può avvenire in tre modi:

1. Mediante presentazione di una istanza congiunta dinanzi ad un organismo astrattamente incompetente.

2. Mediante previsione di un organismo astrattamente incompetente all’interno di una clausola contrattuale di mediazione.

3. Mediante mancata contestazione della parte invitata, da cui deriverà implicito accordo in deroga.

La rilevazione dell’incompetenza territoriale è onere della parte, non dell’Organismo né del mediatore. Questi potranno segnalare la circostanza, ma la responsabilità della scelta dell’Organismo sarà esclusivamente della parte e dell’avvocato che l’assiste.

Sì, la domanda di mediazione deve essere presentata presso un Organismo territorialmente competente così come per le mediazioni in presenza. Le regole relative alla competenza per territorio e relativa derogabilità si riferiscono al procedimento di mediazione tout court, indipendentemente dalle modalità di svolgimento dello stesso.

Certamente, a condizione che l’organismo prescelto abbia una sede nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia (propria o in scambio sede con altro organismo iscritto). Fin dalla circolare 27.11.2013 del Ministero della Giustizia è pacifico che la domanda deve essere presentata presso un organismo che abbia la propria sede principale o secondaria nel luogo del giudice territorialmente competente.

Sì. Gli accordi tra organismi sono ammessi, anche per una sola mediazione. L’accordo deve essere comunicato al Ministero di Giustizia e sul sito devono risultare data, oggetto e durata.

No. La sede convenzionata serve per svolgere la mediazione, ma non diventa automaticamente una sede propria dell’organismo. Per le sedi proprie è richiesta la stabile disponibilità dei locali.

Lo decide l’accordo. La norma non fissa una durata massima precisa. L’accordo può valere per una sola mediazione oppure per un periodo più lungo, ma la durata deve essere indicata e pubblicata sul sito dell’organismo.

Il procedimento ha inizio con la presentazione della domanda. Da questo momento decorre il termine, non inferiore a venti giorni e non superiore a quaranta (art. 8, co. 1, D.lgs 28/2010), entro cui dovrà essere fissato il primo incontro.

Sì. L’art. 6, co. 1, D.lgs 28/2010 prevede che “Il procedimento di mediazione ha una durata di sei mesi, prorogabile dopo la sua instaurazione e prima della sua scadenza, fermo restando quanto previsto dal comma 2, per periodi di volta in volta non superiori a tre mesi”. La proroga deve risultare da accordo scritto delle parti.

Nel caso di mediazione demandata dal giudice, la durata semestrale è prorogabile, per una sola volta, di ulteriori tre mesi (art. 6, co. 2, D.lgs 28/2010).

Senza alcun dubbio. Il modello del c.d. primo incontro “filtro”, adottato con la riforma del 2013, è stato completamente superato dalla riforma Cartabia (L. 206/2021, D.lgs 149/2022). Il primo incontro di mediazione è a tutti gli effetti un incontro di mediazione, nel quale le parti sono chiamate ad affrontare nel merito le questioni controverse e possono eventualmente pervenire direttamente all’accordo conciliativo.

Ai sensi dell’art. 12-bis D.lgs 28/2010, il giudice può desumere argomenti di prova dalla mancata partecipazione. Quando la mediazione è condizione di procedibilità, il giudice condanna la parte che non ha partecipato al versamento di una somma pari al doppio del contributo unificato dovuto per il giudizio.

In caso di mancata partecipazione della parte chiamata:

In caso di mancato accordo pur con entrambe le parti presenti:

No. Il primo incontro deve tenersi non prima di 20 giorni e non oltre 40 giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti. Non è pertanto possibile fissarlo in tempi inferiori a 20 giorni.

Rif. art. 8, co. 1, D.lgs 28/2010

Non firmare il verbale redatto dal mediatore, salvo giustificato motivo, comporta la violazione dei principi di correttezza e buona fede. Il mediatore potrà firmare il verbale e consegnarlo alla parte richiedente ai fini dell’introduzione del giudizio. Spetterà al giudicante verificare se si possa ritenere assolta la condizione di procedibilità, valutando la condotta della parte che ha rifiutato di firmare, anche ai sensi dell’art. 116 c.p.c.

Sì. Firmando il verbale del primo incontro in cui viene fissato un secondo incontro, si impedisce che il procedimento si concluda e si ingenera nell’altra parte una aspettativa di prosecuzione. Anche in caso di assenza al secondo incontro, le indennità di mediazione di prosecuzione risultano la necessaria conseguenza.

Sulla base di quanto previsto dall’art. 17, co. 3, D.lgs 28/2010 e dagli artt. 28-34 DM 150/2023, ciascuna parte corrisponde all’organismo un importo a titolo di indennità comprendente le spese di avvio e le spese di mediazione per il primo incontro.

A titolo esemplificativo, per una controversia di valore compreso tra euro 1.000 ed euro 50.000: ciascuna parte corrisponde € 60 di spese di avvio + € 96 di spese di mediazione = € 156 + IVA (totale € 190,32).

In caso di mancato accordo al primo incontro, null’altro è dovuto all’organismo. È possibile calcolare gli importi dovuti alla pagina indennità di mediazione.

No. In caso di mancata partecipazione della parte chiamata, non saranno dovute dalla parte istante ulteriori somme a parte quelle già versate con la domanda di avvio della mediazione.

Alle parti è riconosciuto, quando è raggiunto l’accordo di conciliazione, un credito d’imposta commisurato all’indennità corrisposta all’organismo di mediazione, fino a concorrenza di euro 600. In caso di insuccesso della mediazione il credito d’imposta è ridotto della metà. Per ulteriori dettagli si rimanda alla sezione “Benefici fiscali”.

Il centro d’interessi in diritto e nel processo coincide con l’autonomia soggettiva della proponibilità di una domanda. Se si può autonomamente introdurre una domanda giudiziale per la tutela dei propri diritti, si costituisce un centro d’interessi. Le spese di avvio vengono pertanto calcolate in base al numero di centri d’interesse coinvolti nel procedimento.

No. Sotto il profilo procedimentale, nessuna regola particolare è prevista con riferimento alla mediazione delegata dal giudice (art. 5-quater, D.lgs 28/2010). Il primo incontro di mediazione COSTITUISCE MEDIAZIONE A TUTTI GLI EFFETTI, indipendentemente dal fatto che si tratti di mediazione costituente condizione di procedibilità o mediazione disposta con ordinanza del giudice.

Il rinvio in mediazione da parte del giudice può verificarsi in due casi: (1) quale conseguenza dell’applicazione della normativa vigente che prevede un tentativo obbligatorio di mediazione (es. mutamento di rito in materia di locazioni, opposizione a decreto ingiuntivo); (2) quale valutazione discrezionale del giudice ai sensi dell’art. 5-quater.

In entrambi i casi il rinvio disposto dal giudice assume la caratteristica di rinvio obbligatorio, in grado di generare l’improcedibilità della domanda giudiziale in caso di mancato avvio del tentativo di mediazione come ordinato dal giudice.

Le parti possono in ogni tempo richiedere, congiuntamente, al mediatore di formulare una proposta conciliativa. Il mediatore sarà comunque tenuto a formulare la proposta previa informativa circa le conseguenze di cui all’art. 13, D.Lgs. 28/2010. Spetta al mediatore valutare se sussistano gli elementi necessari alla formulazione della proposta.

L’art. 11, co. 2, del Regolamento di Mediazione di ADR Intesa prevede che, laddove una delle parti richieda unilateralmente la formulazione di una proposta, il Mediatore potrà formularla solo a seguito di nomina di un consulente tecnico e previo pagamento degli onorari del consulente a carico esclusivo della parte richiedente.

La proposta di conciliazione è formulata e comunicata alle parti per iscritto. Le parti fanno pervenire al mediatore, per iscritto ed entro sette giorni dalla comunicazione o nel maggior termine indicato dal mediatore, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata.

No. In caso di mancato accordo il mediatore ne dà atto nel verbale, coerentemente con il principio di riservatezza di cui all’art. 9, D.lgs 28/2010. Solo l’eventuale proposta formulata nel corso del procedimento dal mediatore dovrà essere, in caso di esito negativo, allegata al verbale conclusivo. Le proposte delle parti restano riservate.

La partecipazione personale delle parti dovrebbe essere l’ipotesi normale. L’art. 8, co. 4, D.lgs 28/2010, prevede che in presenza di giustificati motivi le parti possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia.

Il co. 4-bis precisa che la delega è conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e contiene gli estremi del documento di identità del delegante.

La parte è tenuta a partecipare personalmente ma può farsi liberamente sostituire anche dal proprio difensore, a condizione di rilasciare una procura sostanziale. La procura alle liti conferita all’avvocato per la rappresentanza e l’assistenza in giudizio non è sufficiente per prendere parte alla mediazione in luogo dell’assistito.

No. La procura speciale sostanziale è una scrittura privata non soggetta ad autentica del difensore, con la quale la parte conferisce il potere di rappresentanza in mediazione. Deve contenere tutti i dati del rappresentante, del rappresentato e della procedura. È un atto distinto dalla procura alle liti.

Per la semplice partecipazione all’incontro e la conduzione delle trattative è necessaria una procura speciale sostanziale. Per la sottoscrizione dell’accordo che dispone di diritti reali destinati alla trascrizione nei pubblici registri serve invece la procura notarile. È consigliabile far dotare il delegato di procura notarile fin da subito.

Nell’ipotesi di mediazione volontaria, le parti potranno partecipare alla mediazione prive di assistenza legale. Nei casi di mediazione obbligatoria e di mediazione demandata dal giudice, le parti sono assistite dai rispettivi avvocati (art. 8, co. 5, D.lgs 28/2010). In assenza di avvocato, un eventuale verbale di conciliazione non potrà avere efficacia esecutiva immediata.

La sottoscrizione dell’avvocato è richiesta dall’art. 12 ai soli fini dell’efficacia esecutiva; pertanto l’accordo è comunque valido. Solo con la sottoscrizione di parti e avvocati l’accordo acquisisce efficacia di titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, l’esecuzione per consegna e rilascio, gli obblighi di fare e non fare, e l’iscrizione di ipoteca giudiziale.

Sì, se ci sono i requisiti di legge. L’accordo sottoscritto dalle parti e dagli stessi avvocati costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, l’esecuzione per consegna e rilascio, l’esecuzione degli obblighi di fare e non fare, nonché per l’iscrizione di ipoteca giudiziale.

Quando le parti non sono tutte assistite dagli avvocati, occorre l’omologazione da parte del Presidente del Tribunale del luogo dove ha sede l’organismo di mediazione, su istanza di parte.

Un accordo di mediazione non registrato rimane valido tra le parti ma perde i benefici fiscali (esenzione imposta di registro fino a 100.000 euro) e non può essere trascritto nei registri immobiliari se prevede trasferimenti di proprietà.

In caso di verbale con intervento del notaio, obbligato alla registrazione è il notaio stesso. Negli altri casi l’obbligo di registrazione grava sulle parti: il mediatore non è un pubblico ufficiale e non è pertanto tenuto alla registrazione.

No. L’art. 475 c.p.c. prevede che la formula esecutiva debba essere apposta ai titoli esecutivi utilizzati in copia e non a quelli utilizzati in originale (come le scritture private). Il verbale di conciliazione è una scrittura privata, e dovrà recare la dicitura “Il presente verbale consta di n. X originali”.

Sì. L’art. 11, co. 3, D.lgs 28/2010, prevede espressamente che l’accordo di conciliazione debba contenere l’indicazione del relativo valore.

Certamente. La mediazione è una procedura flessibile e, in quanto tale, permette che le parti possano addivenire a soluzioni parziali della loro controversia ed anche non preventivabili ab initio.

Con “mediazione in modalità telematica” si fa riferimento a un procedimento in cui le Parti, ai sensi dell’art. 8-bis, D.lgs 28/2010, tentano di raggiungere un accordo con l’assistenza di un mediatore mediante sistemi di collegamento audiovisivo che garantiscono la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate.

A conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo, e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata.

Sì, e ciò vale anche nel caso opposto. L’art. 8-ter, co. 1, D.lgs 28/2010, prevede che “Ciascuna parte può sempre chiedere al responsabile dell’organismo di mediazione di partecipare agli incontri con collegamento audiovisivo da remoto”.

No — delle due l’una. L’art. 8-ter, D.lgs 28/2010, prevede che, con il consenso di tutte le parti, le firme siano apposte nel rispetto delle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (firma digitale o firma elettronica qualificata).

Qualora non vi sia il consenso di tutte le parti, le firme dovranno essere apposte in modalità analogica avanti al mediatore.

No. A conclusione della mediazione svolta da remoto il verbale deve essere sottoscritto mediante firma elettronica qualificata. Se le parti sono sprovviste di firma digitale, sottoscriveranno i loro procuratori dichiarando di avere apposita procura.

No. A conclusione della mediazione svolta in modalità mista il verbale deve essere sottoscritto mediante firma elettronica qualificata da tutti i partecipanti, salvo che tutte le parti concordino di firmare in modalità analogica avanti al mediatore.

No. In una mediazione telematica o in modalità mista (art. 8-ter D.lgs 28/2010), l’accordo allegato al verbale va sottoscritto digitalmente, come il verbale. Nel caso in cui le parti siano sprovviste di firma digitale, sottoscriveranno i loro procuratori dichiarando di avere apposita procura.

La durata ordinaria della mediazione è di sei mesi dal deposito della domanda. Il termine è prorogabile, previo accordo scritto delle parti, per periodi non superiori a tre mesi. Nella mediazione delegata dal giudice il termine di sei mesi è prorogabile per una sola volta per un massimo di tre mesi.

La risposta è positiva, a seguito dell’entrata in vigore, con la riforma Cartabia, dell’art. 5-ter, D.lgs 28/2010, secondo il quale “L’amministratore del condominio è legittimato ad attivare un procedimento di mediazione, ad aderirvi e a parteciparvi”.

No. Il verbale contenente l’accordo di conciliazione o la proposta conciliativa del mediatore sono sottoposti all’approvazione dell’assemblea condominiale, la quale delibera entro il termine fissato nell’accordo con le maggioranze previste dall’articolo 1136 del codice civile. In caso di mancata approvazione entro tale termine la conciliazione si intende non conclusa.

No, non rientra tra le ipotesi di mediazione obbligatoria. Il procedimento di revoca dell’amministratore condominiale è un procedimento camerale plurilaterale tipico, meramente sostitutivo della volontà assembleare, privo di carattere decisorio. Esso pertanto, secondo quanto previsto all’art. 5, co. 6, lett. f), D.Lgs. 28/2010, è escluso dalla mediazione obbligatoria.

Sì. Se la controversia ha aspetti tecnici, le parti possono concordare la nomina di un esperto. E, se lo vogliono, possono anche stabilire che quella relazione sia utilizzabile nel successivo giudizio.

Rif. art. 8, co. 7, D.lgs 28/2010

È consigliabile nominare un consulente tecnico quando le questioni in discussione richiedono competenze specialistiche, come valutazioni medico-legali, stime immobiliari o calcoli complessi. Questo permette di ottenere un parere qualificato che può facilitare il raggiungimento di un accordo.

L’art. 8, co. 7, D.lgs 28/2010, prevede che al momento della nomina dell’esperto le parti possono convenire la producibilità in giudizio della sua relazione, anche in deroga all’articolo 9 (riservatezza). In tal caso, la relazione è valutata ai sensi dell’articolo 116, comma primo, del codice di procedura civile.

Costi ridotti: la consulenza tecnica in mediazione è generalmente meno costosa rispetto a quella in sede giudiziaria.

Tempi più brevi: la mediazione consente di ottenere una relazione tecnica in tempi rapidi, accelerando la risoluzione della controversia.

Flessibilità: le parti hanno maggiore controllo rispetto al processo, potendo personalizzare le modalità di intervento del consulente.

Soluzione amichevole: il parere tecnico può facilitare un accordo condiviso, evitando lunghe e costose vicende giudiziarie.

Sì. Ai sensi dell’art. 17, D.lgs 28/2010, tutti gli atti, documenti e provvedimenti relativi al procedimento di mediazione sono esenti dall’imposta di bollo e da ogni spesa, tassa o diritto di qualsiasi specie e natura. Il verbale contenente l’accordo di conciliazione è esente dall’imposta di registro entro il limite di valore di centomila euro; al di sopra di tale soglia l’imposta è dovuta per la parte eccedente.

Sì, ai sensi dell’art. 20, D.lgs 28/2010. Quando è raggiunto l’accordo di conciliazione, alle parti è riconosciuto un credito d’imposta commisurato all’indennità corrisposta all’organismo di mediazione, fino a concorrenza di euro 600. Nei casi di mediazione obbligatoria o demandata dal giudice è altresì riconosciuto un credito d’imposta commisurato al compenso corrisposto al proprio avvocato, fino a un massimo di euro 600.

In caso di insuccesso della mediazione i crediti d’imposta sono ridotti della metà.

Le agevolazioni fiscali in caso di divisione ereditaria conclusa in mediazione sono:

• Esenzione dall’imposta di registro fino a euro 100.000 (se il valore supera tale soglia, l’imposta si applica solo sulla parte eccedente).

• Esenzione dalle imposte ipotecaria e catastale.

• Credito d’imposta per le indennità di mediazione corrisposte all’organismo.

• Esenzione dall’imposta di bollo su tutti gli atti del procedimento.

Sì. Il beneficio del Patrocinio a spese dello Stato è stato espressamente riconosciuto anche nel procedimento di mediazione: nel D.lgs 28/2010 è stato introdotto il nuovo Capo II-bis (artt. 15-bis – 15-undecies).

I requisiti sono: (1) che si tratti di mediazione obbligatoria ai sensi dell’art. 5, comma 1, del D.lgs 28/2010; (2) che si raggiunga l’accordo in sede di mediazione; (3) che non si tratti di controversie per cessione di crediti e ragioni altrui, salvo eccezioni.

Le condizioni reddituali richiedono un reddito imponibile a fini IRPEF, risultante dall’ultima dichiarazione, non superiore a euro 12.838,01 (art. 76, D.P.R. 115/2002).

L’istanza deve essere fatta in via anticipata e preventiva, sia da chi voglia proporre domanda di mediazione che da chi intenda aderire al procedimento (art. 15-quater, D.lgs 28/2010). La domanda deve contenere le generalità dell’interessato e dei componenti la famiglia anagrafica, una dichiarazione sostitutiva attestante la sussistenza delle condizioni di reddito, e deve essere sottoscritta dall’interessato con firma autenticata dal difensore.

L’istanza deve essere presentata al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati del luogo ove ha sede l’organismo di mediazione competente, personalmente dall’interessato o dall’avvocato che ne ha autenticato la firma, oppure inviata a mezzo raccomandata A.R. o posta elettronica certificata.

Sì. Gli organismi di mediazione hanno diritto a un credito d’imposta pari all’indennità non esigibile dalle parti ammesse al patrocinio a spese dello Stato, fino a un importo massimo annuale di euro 24.000 (art. 20, co. 4, D.lgs 28/2010).