Procura sostanziale e sottoscrizione digitale del verbale di mediazione in modalità telematica

La sentenza n. 87/2025 del Tribunale di Modena emessa – in data 21.01.2025 – a seguito di mediazione demandata in un giudizio di opposizione a decreto ingiuntivo per mancato pagamento di canoni di locazione presenta certamente un notevole interesse, trattandosi di una delle prime pronunce concernenti un tema di particolare delicatezza, quello, cioè, dell’utilizzo della procura speciale sostanziale da parte del legale che sottoscriva digitalmente il verbale anche per conto della parte privata di cui assume la rappresentanza.

Come è noto, con la riforma Cartabia, l’art. 8 – bis, D.lgs 28/2010, nel testo risultante dal D.lgs 216/2024, recante “Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 10 ottobre2022, n.149, in materia di mediazione civile e commerciale e negoziazioneassistita”, prevede che “1. Quando la mediazione, con il consenso delle parti, si svolge in modalitàtelematica, gli atti del procedimento sono formati dal mediatore e sottoscritti inconformità al presente decreto nel rispetto delle disposizioni del codicedell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.2. A conclusione del procedimento il mediatore forma un documentoinformatico contenente il verbale e l’eventuale accordo per l’apposizione dellafirma da parte dei soggetti che vi sono tenuti. Il documento è immediatamentefirmato e restituito al mediatore.3. Il mediatore, ricevuto il documento di cui al comma 2, verificatal’apposizione, la validità e l’integrità delle firme, appone la propria firma e necura il deposito presso la segreteria dell’organismo, che lo invia alle parti e ailoro avvocati, se nominati”.

Come ben noto a chi della mediazione fa pratica quotidiana, in numerosissimi casi le parti, o alcune di esse, pur presenti agli incontri di mediazione non sono dotate di firma elettronica qualificata.

Quid iuris in tal caso? Come può avvenire la verbalizzazione in dette ipotesi? Inevitabilmente, per far fronte al problema, al fine di mantenere il documento nativo digitale, è invalsa la prassi in forza della quale la parte priva degli strumenti per la sottoscrizione digitale rilasci al proprio legale procura per la sottoscrizione dei verbali in propria vece.

Ora, nel caso di specie, l’opponente, chiamato in mediazione, [si rammenta che a norma dell’art. 5 – bis, D.lgs 28/2010, l’onere di presentare la domanda di mediazione grava sulla parte che ha proposto ricorso per decreto ingiuntivo, vale a dire sul creditore opposto], aveva eccepito l’improcedibilità della domanda per irregolare espletamento della mediazione obbligatoria, sollevando, in particolare, l’eccezione relativa alla carenza di sottoscrizione del verbale ad opera della parte, essendo la stessa sfornita di firma digitale.

Il Tribunale emiliano, osservato che dal verbale di mediazione poteva evincersi chiaramente come la parte fosse personalmente presente all’incontro di mediazione, seppur collegata da remoto presso lo studio del proprio difensore, e come, non essendo munita di firma digitale, non avesse sottoscritto il verbale, rilevava tuttavia che “…come correttamente evidenziato dalla difesa dell’opposto, il verbale di mediazione è infatti un atto del gestore del percorso, cioè del mediatore, e per la sua validità è sufficiente la sua firma. La procura rilasciata deve, inoltre, ritenersi idonea a legittimare la partecipazione del difensore al procedimento di mediazione, anche in rappresentanza della parte, in quanto manifesta la volontà del sig. xxx di farsi rappresentare nel procedimento di mediazione in questione con conferimento al legale di ogni più ampio potere e facoltà di legge, nessuno escluso”.

In altri termini, l’impossibilità di sottoscrizione digitale del verbale non va ad inficiare la piena validità della partecipazione personale della parte alla mediazione, risultando sufficiente che il verbale sia sottoscritto dal mediatore.

Ciò in quanto la procura sostanziale rilasciata al legale deve ritenersi idonea a legittimare la sottoscrizione digitale del difensore, essendo stata allo stesso conferita dalla parte la potestà di farsi rappresentare nel procedimento di mediazione con attribuzione all’avvocato di ogni più ampio potere e facoltà di legge.

Con la conseguenza che la condizione di procedibilità deve quindi “…ritenersi validamente assolta, essendosi svolto un effettivo tentativo di mediazione con la partecipazione di entrambe le parti, assistite dai rispettivi difensori, nel rispetto delle finalità dell’istituto”.

Sembra opportuno rammentare che con la procura speciale sostanziale, conferita ad un soggetto diverso dal legale ovvero al legale stesso, la parte può “…validamente delegare un terzo alla partecipazione alle attività di mediazione…” conferendo tale potere “…mediante una procura avente lo specifico oggetto della partecipazione alla mediazione e il conferimento del potere di disporre dei diritti sostanziali che ne sono oggetto (…) Quindi il potere di sostituire a sé stesso qualcun altro per la partecipazione alla mediazione può essere conferito con una procura speciale sostanziale”.

La parte, dunque, ben potrà farsi sostituire nel procedimento di mediazione e ben potrà farlo delegando il proprio difensore: non potrà però conferire tale potere con la procura conferita al difensore stesso e da questi autenticata, dal momento che il conferimento del potere di partecipare in sua sostituzione alla mediazione non fa parte dei possibili contenuti della procura alle liti autenticabili direttamente dal difensore. Ne consegue che la parte che non intenda presenziare in mediazione, “…può farsi liberamente sostituire, da chiunque e quindi anche dal proprio difensore, ma deve rilasciare a questo scopo una procura sostanziale, che non rientra nei poteri di autentica dell’avvocato neppure se il potere è conferito allo stesso professionista” [cfr. Corte di Cassazione, sent. n. 8473/2019].

Ora, al di là in questa sede di ogni considerazione in ordine alla vexata quaestio relativa alla forma della procura – anche se sembra opportuno osservare che non si comprende per quale ragione la regola generale di cui all’art. 1392 c.c. non debba trovare applicazione nel procedimento di mediazione, stante la assenza di qualsivoglia dettame derogatorio posto da lex specialis; d’altra parte, la stessa Suprema Corte, nella ricordata sentenza n. 8473/2019, non ha affatto inteso subordinare la possibilità di delegare a terzi la rappresentanza sostanziale in mediazione al conferimento di una procura autenticata da notaio o altro pubblico ufficiale; sulla stessa linea, in ambito di merito, spicca per completezza argomentativa dell’apparato motivazionale Tribunale di Milano, sent. 6 ottobre 2023 – la giurisprudenza di merito, fino alla pronuncia in commento, ha preso posizione esclusivamente sulla partecipazione in mediazione obbligatoria del procuratore speciale in sostituzione della parte.

Secondo il Tribunale di Modena, invece, nell’ipotesi in cui la parte assistita sia presente all’incontro, assistita dal proprio legale, ma sprovvista di dispositivo di firma digitale, laddove la procura speciale sostanziale a quest’ultimo conferita preveda anche lo specifico potere di sottoscrivere il verbale, deve ritenersi che in luogo della parte, pur presente, possa sottoscrivere il rappresentante sostanziale [nel caso che ci occupa coincidente con il legale].

In sostanza, attestata dal mediatore la partecipazione della parte all’incontro telematico e la dichiarazione della stessa di non essere in possesso di alcun dispositivo di firma elettronica qualificata come previsto dall’art. 8 – bis, D.lgs 28/2010, la pronuncia in esame conclude nel senso che detta impossibilità di sottoscrivere digitalmente il verbale non “…non inficia la validità della partecipazione personale della parte alla mediazione […] la procura rilasciata deve, inoltre, ritenersi idonea a legittimare la partecipazione del difensore al procedimento di mediazione, anche in rappresentanza della parte, in quanto manifesta la volontà del sig. ### di farsi rappresentare nel procedimento di mediazione in questione con conferimento al legale di ogni più ampio potere e facoltà di legge, nessuno escluso. La condizione di procedibilità deve quindi ritenersi validamente assolta, essendosi svolto un effettivo tentativo di mediazione con la partecipazione di entrambe le parti, assistite dai rispettivi difensori, nel rispetto delle finalità dell’istituto che mira a favorire la composizione stragiudiziale delle controversie”.

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